事例-不動産業界

課題と解決策

導入の背景

保管している各種契約書の数が4,100万枚を超える、住宅業界のお客様の事例です。
これまで、お客様は書類を段ボール箱に詰めて社外の倉庫で保管していました。そのため、各事業所で契約書の原本が必要になったときは、箱ごと倉庫から取り寄せていたのですが、時間がかかるだけでなく、箱の中から目的の契約書を探し出すにもかなりの手間が掛かっていました。
さらに、2021年に賃貸住宅管理業法が施行されたことで、原本が必要になる機会が増え、担当者の負担はさらに増加。加えて、この運用方法では、取り出した契約書が別の箱に戻されてしまったり、どこかに紛失してしまったりするリスクもありました。
そこで抜本的な改革として、将来の電子契約への移行を見据えつつ、SDGsの観点も踏まえて、既存契約書のPDF化に取り組まれていました。

導入効果

30〜40分かかっていた目当ての契約書の探索時間が大幅に短縮

契約書のデータをクラウドレポジトリに移行済みの支店や事業所では、倉庫から箱ごと契約書を取り寄せたり、その中から目的の契約書を探したりといった作業が不要に。導入前は目当ての契約書が見つからず、探し出すまでに平均で30～40分もかかっていたそうですが、現在はクラウド上で瞬時に見つかるようになりました。
また、PDF化のために預けている原本を、必要な時に探し出し、送付する「探索サービス」も高評価をいただいています。今後は「集約サービス」により、複数の箱にバラバラに入っていた契約書を物件ごとにまとめるプロジェクトも進行中で、より一層の負荷軽減が期待されています。