紙文書の「デジタル化」「データ活用」
「コンサルティング」をワンストップで
ご提供いたします。
紙文書のデジタル化
データ活用環境の構築
情報活用
コンサルティング
Digitization
紙文書のデジタル化
シリコンバレー発の先進技術を駆使したデジタル化工程でイメージデータ、属性情報の生成から品質確認に至るまで、人手の作業を極力排除。高い生産性と品質を同時実現しています。
先進技術を結集した当社独自の
紙文書デジタル化プロセス
STEP1お預かり文書のライン仕分け
STEP1お預かり文書のライン仕分け
・文書の仕分け作業に特化したレイアウト設計により、デジタル化作業ラインへの振り分け作業を効率化
・センシングによりお客様からお預かりした文書の物理的な構造をデジタルログとして記録。この情報に基づき作業することで、後工程の品質向上に寄与
STEP2事前準備・スキャニング
STEP2事前準備・スキャニング
・画像認識により用紙サイズや付箋/ホチキスの有無を判定、留められたホチキスの除去、Z折の文書を開く作業はロボットアームが実施。従来人手を要し、手作業による紙原本の破損リスクが高かった事前準備工程からスキャンまで一気通貫の自動化処理を実現したことで、生産性/作業品質の向上に貢献
・混在する用紙サイズに合わせて給紙するエアー吸引機構を独自開発。紙原本の破損/汚損リスクが高い従来のローラー型に対し、紙原本を傷めずに処理することが可能
・袋とじ製本についても、ページめくりからスキャンまで一連のデジタル化処理を自動化。手作業による生産性や品質の課題をロボティクスで解消
・デジタル化処理中は常に重送検知センサーが稼働し、スキャン漏れを抑止
・機械学習により、デジタル化の処理量が増えるほどスピードと精度が向上
STEP3イメージデータの品質確認
STEP3イメージデータの品質確認
・スキャンした画像の画像トリミングや白紙除去、文字が読める向きへの回転など、従来人手で行っていた確認作業をシステムで自動化。オペレーターのスキルに依存しない高い精度のチェックプロセスを実装
・システム判定の結果、レビューが必要なデータのみオペレーターが確認/修正を実施
STEP4テキストデータ化・属性抽出
STEP4テキストデータ化・
属性抽出
・文書内の文字情報は全文OCRによりテキストデータ化、情報参照の際にキーワード検索が可能なデータを生成
・文書特性や情報活用の用途、格納先のシステム要件に応じて、最適なOCRを選定して属性を抽出
STEP5属性情報の品質確認
STEP5属性情報の品質確認
・属性情報の確認もシステムで自動化。人手作業を極力排除することで、オペレーターのスキルに依存しない高い精度のチェックプロセスを実装
・システム判定の結果、レビューが必要なデータのみオペレーターが確認/修正を実施
STEP6データ納品
STEP6データ納品
・クラウド情報基盤Canopy、ご利用中の文書管理ツール、物理メディアなど、ご要望に合わせて各種納品オプションを用意
・業務システム/アプリケーションへの即時的なデータ連携に向けたAPIオプションも可能
高い生産性と品質を同時実現する
当社独自技術のご紹介
Point1
ホチキス留め文書/サイズ・折り
混在文書のスキャン自動化処理
従来のプロセスでは、紙文書に留められたホチキスは人の手で除去する必要があり、スキャンの事前準備に大幅な作業時間を要していました。当社が導入している独自開発マシンは、内蔵カメラで文書の状態を認識し、ホチキスの有無を検知する機能を搭載。検知したホチキスはロボットアームが即時的に除去し、事前準備からスキャンまでの工程を自動で処理します。
また、折りたたまれた状態のA3文書も自動で引き延ばすなど文書サイズや折りの混在にも対応。エアー吸引機構による原本を傷めない給紙やセンサーによる重送検知など、技術力を活かした高い品質のデジタル化を実現しています。
Point2
袋とじ製本のスキャン自動化処理
割印のある契約書の多くは、テープなどを用いて製本されています。この場合、従来は人の手で1枚ずつページをめくる必要があり、作業性が著しく低下するとともに、スキャン漏れなどのヒューマンエラーが起きる要因となっていました。生産性と品質の課題解決に向けて日本独自の文書慣習である袋とじ製本のスキャン自動化マシンを開発。高速かつ精確なロボットによる処理を実現しています。
安心の文書お預かり体制
24時間365日の有人監視体制、情報機密レベルに合わせたゾーン設計や認証システム、
独自運用ルールの徹底など、安心の文書お預かり体制を整えています。
Data Utilization
データ活用環境の構築
デジタル化工程で生成したデータを有効活用するにはデジタル業務環境の構築が不可欠です。クラウド情報基盤Canopyはフォルダ管理や属性フィルタリングによるデータの絞込み、ファイル内のテキストサーチなど、従来型の情報検索はもちろんのこと、ファイルを開かずに文書概要を把握するための要約機能や、必要な情報をクイックに収集するための文書内チャットQA機能など、生成AIを活用した各種機能を搭載。ユーザーの検索スキルに依存しない情報活用を実現します。
Point1
生成AIによる文書要約機能
Canopyに搭載された文書要約機能を活用することで、ファイルを開かずに文書の概要情報を把握することが可能。複数ファイルから必要な情報を特定する作業を生成AIがサポートします。
Point2
チャットQAでファイル内の情報を収集
CanopyのチャットQA機能を活用してユーザーが知りたい情報を質問入力すると、生成AIが文書を読み解き、即座に回答。
生成AIの情報源が文書内に限定されているため、信憑性の高い回答が得られ、業務効率化やナレッジ促進に貢献します。
Consulting Support
情報活用コンサルティング
紙の業務プロセスによる課題の抽出、目指すべき業務フローの策定、文書の利用状況や管理実態の調査、デジタル化すべき文書の選定、コストバランスを加味した要件整理と費用対効果の可視化など、プロジェクトの円滑な推進に向けてご支援させていただきます。
情報活用コンサルティング例：
- ・紙の業務による課題セッション
- ・目指すべき業務プロセス/
情報活用環境の策定 - ・文書利用実態ヒアリング/
保有文書の現地調査 - ・文書仕分け基準の策定/
デジタル化対象文書の選定 - ・デジタル化仕様の策定/
費用対効果の可視化
その他プロジェクトを円滑に
進めるためのご支援例
プロジェクト計画化と
立ち上げ/推進に
向けた伴走サポート
起案シナリオ策定と
ドキュメント作成/
プレゼンテーション
ユーザー部門の
ニーズヒアリング/
各種調整・折衝
文書/業務環境の
デジタル化に向けた
各種説明会の実施
Case study 導入事例
View More伊藤忠テクノソリューションズ株式会社 様
本社機能を中心とした10拠点の移転統合に伴い、オフィス内に保管していた文書の削減を検討されていた伊藤忠テクノソリューションズ様。
富士フイルムRIPCORDでは、過去の実績に基づいたシミュレーションをベースに文書仕分けからサポート。
文書のデジタル化に加え、お客様が利用されているクラウドサービスにデータを連携することで情報活用までご支援させていただきました。
